اصطلاحات مديريت پيمان و پيمان مديريت اغلب با يكديگر اشتباه گرفته مي شوند، يا به جاي يكديگر استفاده مي شوند، اما آنها در واقع مراحل مختلفي از روند كلي قرارداد را نشان مي دهند. براي بيان هرچه ساده تر، مديريت پيمان كاري است كه قبل از انعقاد قرارداد انجام مي شود و پيمان مديريت همه كارهايي را كه پس از امضاء انجام شده را پوشش مي دهد تا اطمينان حاصل شود كه موارد قابل تحويل و مهلت مقرر در توافق نامه رعايت مي شود.
نكات مؤثر در تفاوت بين مديريت پيمان و پيمان مديريت
- مديريت پيمان
متخصصاني كه مسئوليت مديريت پيمان يك شركت را بر عهده دارند كار خود را معطوف به برنامه ريزي و اجراي قراردادها مي كنند. روند برنامه ريزي اغلب شامل تأمين منابع شركاي پيمانكاري بالقوه است، به عنوان مثال از طريق ارسال درخواست اين كار صورت مي گيرد. علاوه بر اين، مديران قرارداد در اتخاذ جزئيات ترتيب قرارداد، كار با شركاي احتمالي براي مذاكره در موارد قرارداد مانند قيمت، برنامه هاي تحويل و انتظارات عملكرد كمك مي كنند.
اگرچه با توجه به واژه مديريت به نظر مي رسد اين جنبه از چرخه قرارداد اساساً ماهيتي اداري باشد، اما به استراتژي و زيركي تجاري زيادي احتياج دارد. عقد قراردادهاي منطقي از نظر قانوني براي موفقيت مالي بسياري از مشاغل حياتي است، بنابراين يافتن شركاي مناسب و انعقاد قراردادهاي عادلانه ضروري است.
- بهترين روش ها براي تهيه برنامه مديريت پيمان
ايجاد و پيروي از يك برنامه قوي مديريت پيمان، تيم شما را در موقعيت خوبي براي مديريت موفقيت آميز هر قرارداد جديد در طول چرخه عمر توافق قرار مي دهد. اين سند رسمي بايد جزئيات آنچه در طول مدت توافق از هر دو طرف انتظار مي رود را به منظور محدود كردن نقض احتمالي قرارداد يا ساير مواردي كه منجر به عدم انجام تعهدات قراردادي طرفين مي شود، را توصيف كند. هنگام تهيه برنامه مديريت قرارداد يا پيمان، پنج روش زير را در نظر بگيريد.
1. دامنه و موارد قابل تحويل را تعريف كنيد
اولين گام براي اطمينان از موفقيت آميز بودن يك قرارداد يا پيمان، بيان واضح انتظارات، از جمله دامنه و موارد قابل تحويل است. Scope creep موضوعي رايج است كه مي تواند هر قراردادي را از بين ببرد، بنابراين نوشتن دقيقاً آنچه كه قرارداد را انجام مي دهد و شامل آن نمي شود به ادامه روند قرارداد كمك مي كند.
2. يك جدول زماني دقيق را وارد كنيد
به نظر مي رسد جدول زماني مانند يك داده مشخص باشد، اما برنامه هاي مديريت قرارداد بايد شامل يك جدول زماني دقيق براي هر مرحله مهم در طول قرارداد، از جمله تاريخ شروع و پايان پروژه، مهلت هاي قابل تحويل و به روزرساني هاي پيشرفت پروژه باشد.
3. امور مالي را مرتب كنيد
براي جلوگيري از اختلافات در قرارداد و حفظ روابط مثبت بين دو طرف، همه افرادي كه در روند مديريت پيمان شركت دارند بايد از شرايط مالي توافق نامه، از جمله ارزش قرارداد، بازه هاي پرداخت و روند آن براي اطلاع از نياز به هر گونه هزينه اضافي آگاه باشند ( بسته به نوع قرارداد).
4. كار را برنامه ريزي كنيد
براي اطمينان از شفافيت و پاسخگويي، اين طرح بايد شامل جزئياتي در مورد نحوه اجراي موارد تحويل قرارداد باشد، از جمله افرادي كه روي هر قسمت از قرارداد كار مي كنند (از جمله پرسنل داخلي و شخص ثالث، در صورت وجود). داشتن برنامه اي براي سنجش موفقيت در طول قرارداد، هر دو طرف را در يك راستا نگه داشته و در صورت لزوم امكان اصلاح دوره را فراهم مي كند.
5- خطرات را پيش بيني كنيد
هر قرارداد با خطر همراه است، اما قرار دادن برنامه هايي براي پاسخگويي به اين خطرات، مي تواند مانع از آسيب ارتباط شود. خطرات احتمالي هر توافق نامه و مراحلي را كه بايد در صورت وقوع آن وقايع برداشته شود، را مشخص كنيد. ايجاد برخي از انعطاف پذيري ها در جدول زماني و بودجه، باعث مي شود تأخيرهاي جزئي، غير منتظره يا جدي پيش گرفته شود.
پيمان مديريت
پيمان مديريت پس از اجراي قرارداد و لازم الاجرا شدن آن صورت مي گيرد. بنابراين، اين كار به منظور اطمينان از رعايت شرايط و ضوابط مندرج در قرارداد و برآورده شدن رضايتمندي كليه تعهدات قراردادي يك طرف است.در مرحله مديريت قرارداد، هميشه ممكن است شرايط تغيير كند و اين امر نيازمند اصلاحاتي در قرارداد است. البته، تيم مديريت قرارداد تمايل به همكاري نزديك با طرف قرارداد را دارد، بنابراين آنها از موقعيت خوبي برخوردار هستند تا بدانند كه آيا رابطه مؤثر است يا اينكه به دنبال فرصت هاي ديگري است. در نتيجه، منطقي است كه مديران قرارداد در ارتباط نزديك باقي بمانند، در صورتي كه آنها در واقع تيم هاي جداگانه اي در يك شركت باشند.